Een dag uit het leven van Esmeralda Vis - projectassistent

 
Na een vol, lang maar heerlijk weekend zeg ik mijn man en dochter gedag en stap ik om 7.45 uur in de auto. De meivakantie is afgelopen, dus het zal wel weer druk op de weg zijn.

Uiteindelijk valt het gelukkig mee en ben ik lekker op tijd op kantoor en zie dat er nog niemand is. Daarom start ik eerst met het aanvullen van diverse zaken (koffie/thee/etc), ruim de vaatwasser leeg en zet een glas thee voor mijzelf. Sinds kort hebben wij van de ondersteuning wat interne taken opnieuw verdeeld. Ik verzorg voortaan samen met collega Ting-Ting de planten en regel de bestellingen. Gelijk maar oppakken, nu is het nog rustig.

Ik start mijn laptop op en zie direct al dat mijn planning voor vandaag weer anders gaat lopen dan dat ik bedacht had. Ik scan mijn mailbox even op spoedklussen.

Als projectasssistent ondersteun ik de adviseurs in de procedures vanaf een aanvraag van een (potentiële) opdrachtgever tot en met het afsluiten van een procedure na plaatsing van een kandidaat.

Ik open MSR, ons kandidatenbestand, om te kijken of er nog sollicitaties binnengekomen zijn en mail de kandidaten een bevestiging van ontvangst. Ik check ook of er nog kandidaten afgewezen moeten worden. In de mailbox zie ik een aantal nieuwe cv’s staan, ik verwerk deze ook maar direct in MSR.

Een kandidaat heeft op ons verzoek haar diploma’s gestuurd, deze verwerk ik ook direct in MSR. Zo houden wij ons systeem up-to-date.

Een collega belt dat bij hem een Teamslink niet werkt terwijl hij zo een cv-presentatie heeft. Maar even snel samen naar kijken. Na een aantal pogingen en opties besproken te hebben, werkt het en kan hij met een gerust hart de afspraak starten.

Ik zie dat ik straks een afspraak heb met een tweetal collega’s dus ik reserveer maar even een ruimte, dan hoeven we niet op de gang te gaan zitten.

Morgen is er een cv-presentatie van een procedure en daar moet ik de cv’s nog voor mailen naar de selectiecommissie. Cv’s verzamelen, relevante documenten toevoegen en snel versturen, het is tenslotte kortdag.

Ik heb contact met een secretaresse van een opdrachtgever om de procedure van een gespreksronde even goed door te spreken zodat ik een gespreksschema kan maken en de kandidaten kan uitnodigen.

Inmiddels is het 12.30 uur, dus ik eet snel een boterham achter mijn laptop. Om 13.00 uur heb ik een kennismakingsgesprek met een nieuwe adviseur en we hebben bedacht dat we dat onder het genot van een wandeling doen. Het is heerlijk om even buiten te zijn en tegelijkertijd kennis te maken met je nieuwe collega. Na de wandeling heb ik een afspraak met 2 collega’s om ideeën op te doen en te delen voor een teamuitje. Altijd leuk!

Onlangs hebben wij een aantal procedures met succes afgerond, dus ik stuur de kandidaten en opdrachtgevers een bericht met het verzoek of wij dit mogen publiceren en vraag om een korte evaluatie. Gelijk maar even bloemen laten bezorgen om deze kandidaten te feliciteren.

Ik zie dat van een tweetal procedures de reactietermijn verloopt, dus dat pas ik even aan in ons systeem.

Verder benader ik nog een aantal kandidaten voor een oriënterend gesprek. Fijn om te horen dat er weer mensen blij worden als je belt voor het maken van een afspraak.

Ik handel nog wat mailtjes af en spreek nog een aantal collega’s telefonisch en zie dat het al 17.15 uur is. Snel alles inpakken en naar huis, dochterlief moet namelijk op tijd eten voor haar voetbaltraining. Wederom geen file, dus ik ben lekker vlot thuis.

Op naar morgen, dan werk ik thuis.